Quy Trình Tuyển Dụng Nhân Sự Có Mấy Bước

Yếu tố con người luôn là điều kiện tiên quyết cho mọi thành công của doanh nghiệp. Chính vì vậy, quy trình tuyển dụng luôn được chú trọng đầu tư nghiêm túc và sở hữu những tiêu chuẩn khắt khe. Bằng kinh nghiệm thực tiễn lâu năm trong lĩnh vực tư vấn tuyển dụng nhân lực, TalentBold nhận thấy trước khi đủ năng lực để thiết lập một quy trình tuyển dụng riêng, mỗi doanh nghiệp cần nắm rõ các bước quy trình tuyển dụng và xác định thời gian thực hiện.

Lợi ích của quy trình tuyển dụng nhân sự

Quy trình tuyển dụng nhân sự nhằm mục đích thu hút ứng viên có năng lực và khuyến khích nhiều ứng viên theo hồ sơ. Đây cũng là tiền đề để doanh nghiệp xây dựng danh sách các ứng viên chất lượng, tiết kiệm thời gian  tìm ứng viên  thay thế vị trí hiện tại, tương lai của doanh nghiệp.

Khi xây dựng được  các bước ứng dụng nhân sự  khoa học, đúng chuẩn, doanh nghiệp sẽ thấy được những lợi ích sau đây:

Bước 5: Xem xét và chọn lọc hồ sơ

Hồ sơ ứng viên có thể được ưu tiên thông qua một số điểm như: bằng cấp đào tạo, chứng chỉ hành nghề, năng lực chuyên môn và kinh nghiệm công việc. Dựa vào đó để sàng lọc và lựa chọn những ứng viên đáp ứng được nhiều chỉ tiêu nhất.

Lựa chọn các nguồn ứng viên phù hợp

Tùy vào vị trí, cấp bậc, trình độ chuyên môn, khu vực thiếu nhân sự… mà phòng tuyển dụng sẽ lựa chọn những nguồn cung cấp ứng viên phù hợp, đó có thể là:

Trang tuyển dụng của riêng doanh nghiệp

Trang tuyển dụng trực tuyến nổi tiếng như Vietnamworks, Careerbuilder, HRchannels, TalentBold…

Các diễn đàn tuyển dụng chuyên ngành sở hữu lượng ứng viên chất lượng cao

Các công ty headhunter chuyên nghiệp, chuyên tuyển dụng những vị trí lãnh đạo cấp cao hoặc những chuyên môn khó tìm ứng viên…

Soạn thảo và đăng tin tuyển dụng trên các nguồn ứng viên

Trực tiếp phòng tuyển dụng sẽ liên lạc với bộ phận chuyên môn để tìm hiểu kỹ hơn về yêu cầu tuyển dụng ứng viên. Dựa trên cơ sở đó, bản tin đăng tuyển sẽ được xây dựng, đăng tải hoặc gửi đến các nguồn tìm kiếm ứng viên phù hợp. >>>> Xem thêm: Headhunter mách bạn cách tối ưu quy trình tuyển dụng hiệu quả

Theo dõi và đánh giá năng lực ứng viên sau thời gian thử việc

Thời gian thử việc sẽ cho thấy khả năng đáp ứng nhiệm vụ thực tế của ứng viên trúng tuyển. Nhiệm vụ của phòng tuyển dụng là phải phối hợp cùng phòng ban chuyên môn nơi ứng viên làm việc để thu thập thông tin và kết quả kỳ thử việc.

Quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả

Quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng một đội ngũ nhân viên chất lượng. Dưới đây là trình tự các bước cơ bản của một quy trình tuyển dụng trong doanh nghiệp:

Nắm thế chủ động trong công tác tuyển dụng

Kế hoạch tuyển dụng được định vị đúng mục tiêu giúp doanh nghiệp thống nhất tầm nhìn và chiến lược cho các bộ phận trong tổ chức. Khi có tình huống phát sinh, các bộ phận sẽ thích ứng được với các điều chỉnh, công việc vẫn được duy trì một cách ổn định và hiệu quả.

Xây dựng quy trình tuyển dụng cụ thể sẽ mang lại hiệu quả sẽ giúp công ty dễ dàng định vị được năng lực của ứng viên. Nhà tuyển dụng sáng suốt sẽ nhận ra được trình độ thực sự trong quá trình phỏng vấn. Nhờ vào việc khéo léo tận dụng các câu hỏi khai thác điểm mạnh và yếu, họ sẽ nhanh chóng nhận ra được đâu ra ứng viên sáng giá nhất. Những nhân viên được tuyển chọn phù hợp sẽ dễ dàng thích ứng với công ty, tạo ra giá trị và mang hiệu quả công việc.

Mong rằng những kinh nghiệm được PMS đúc kết trên đây sẽ giúp bạn tự xây dựng được một quy trình tuyển dụng nhân viên cho chính công việc của mình. Qua đó có thể tuyển dụng được những ứng viên chất lượng, mang lại hiệu quả công việc cho chính bạn, góp phần thúc đẩy công ty ngày càng vững mạnh.

Để có một kế hoạch tuyển dụng nhân sự có chiến lược và đầu tư hợp lý sẽ đem về cho công ty nguồn lao động tài giỏi. Từ đó hỗ trợ các chiến lược kinh doanh của công ty đi đến thành công thì Khóa học tuyển dụng nhân sự hiệu quả tại PMS có thể giúp bạn thực hiện được điều đó. Đăng ký ngay để nhận ưu đãi nhé.

Bước 3: Mô tả yêu cầu công việc

Ở bước này, nhà tuyển dụng cần phác thảo chi tiết bản mô tả công việc cho từng vị trí. Một bản mô tả công việc rõ ràng không chỉ giúp ứng viên hiểu rõ về vai trò, nhiệm vụ của mình mà còn là cơ sở quan trọng cho nhà tuyển dụng trong việc sàng lọc hồ sơ.

Các yếu tố cần có trong bản mô tả yêu cầu công việc bao gồm:

Đây là bước quan trọng để thu hút những ứng viên chất lượng ứng tuyển vào các vị trí công việc mà doanh nghiệp đang cần. Theo đó, nhà tuyển dụng có thể sử dụng nhiều kênh thông tin khác nhau để tìm kiếm hồ sơ ứng viên phù hợp, chẳng hạn như:

Để thu hút nhiều hồ sơ ứng viên chất lượng, doanh nghiệp cần chú trọng vào việc xây dựng nội dung tuyển dụng. Trong đó cần nêu bật những điểm mạnh, văn hóa doanh nghiệp và những lợi ích mà ứng viên sẽ nhận được.

Báo cáo kết quả tuyển dụng lên ban lãnh đạo.

Nếu ứng viên trúng tuyển hoàn toàn phù hợp yêu cầu tuyển dụng, quy trình tuyển dụng sẽ kết thúc thông qua bản báo cáo kết quả tuyển dụng.

Ngược lại, một báo cáo giải trình và đề xuất bắt đầu lại quy trình tuyển dụng mới sẽ được thực hiện, kèm theo đó là một phần trách nhiệm mà phòng tuyển dụng phải gánh vác. >>>> Có thể bạn quan tâm: Vì sao phần mềm tuyển dụng( ATS) lại giúp quy trình tuyển dụng tối ưu hơn?

Liên lạc phỏng vấn những hồ sơ đạt yêu cầu tuyển dụng

Những ứng viên phù hợp sẽ được phòng tuyển dụng liên lạc để thống nhất thời gian phỏng vấn. Phương thức liên lạc phổ biến nhất hiện nay là gửi email, gọi điện thoại hoặc kết hợp cả hai.

Lịch phỏng vấn đa phần sẽ do nhà tuyển dụng sắp xếp, hẹn nhiều ứng viên trong một hoặc hai ngày để có thể tiết kiệm thời gian và chi phí phỏng vấn. Tuy nhiên, những trường hợp khó tìm ứng viên giỏi, nhà tuyển dụng có thể phải linh động theo thời gian của ứng viên, thậm chí trực tiếp tìm đến ứng viên để trao đổi.

Việc đánh giá kết quả phỏng vấn sẽ do người trực tiếp phỏng vấn thực hiện, đó có thể là trưởng phòng tuyển dụng, trưởng phòng ban chuyên môn hoặc tổng hợp kết quả đánh giá từ nhiều lãnh đạo trong doanh nghiệp.

Phòng tuyển dụng sẽ có trách nhiệm tổng hợp, phân tích và đưa ra danh sách ứng viên phù hợp nhất.

Bước 7: Ra quyết định tuyển dụng

Sau khi đã đưa ra quyết định lựa chọn cuối cùng, nhà tuyển dụng sẽ tiến hành gửi thư mời nhận việc cho ứng viên. Thư mời này cần được soạn thảo một cách chuyên nghiệp, bao gồm các thông tin thiết yếu sau:

Nội dung thư mời nhận việc cũng cần đưa ra thời hạn mà ứng viên phải phản hồi về việc nhận việc cũng như thời gian có thể bắt đầu công việc. Trong trường hợp ứng viên từ chối hoặc không thể nhận việc, nên có một hoặc hai ứng viên dự phòng để có thể liên hệ ngay lập tức.

Bước cuối cùng trong quy trình tuyển dụng là Onboarding, hay còn được biết đến là hội nhập nhân viên mới. Mục tiêu của hoạt động này là giúp nhân viên mới nhanh chóng làm quen với môi trường làm việc, văn hóa công ty và các quy trình làm việc. Cụ thể, nhân viên mới sẽ được:

II. Thời gian áp dụng các bước trong quy trình tuyển dụng

Một quy trình tuyển dụng hiệu quả không chỉ yêu cầu đảm bảo về chất lượng ứng viên mà còn phải đảm bảo về tiến độ thời gian thực hiện phù hợp. Bởi lẽ, nếu thời gian hoàn tất quy trình tuyển dụng

Quá nhanh sẽ không đảm bảo chất lượng ứng viên, thậm chí có thể buộc phải thực hiện lại quy trình tuyển dụng, rất tốn kém chi phí và thời gian.

Quá lâu sẽ khiến hoạt động của doanh nghiệp bị ảnh hưởng do thiếu hụt nhân lực, đồng thời nhà tuyển dụng còn có thể bị vụt mất ứng viên tài năng.

Dưới đây là khoảng thời gian thực hiện quy trình tuyển dụng hợp lý được nhiều chuyên gia tuyển dụng chia sẻ :

Bước 1 : tùy vào mức độ cấp thiết của vị trí cần tuyển dụng mà thời gian có thể dao động từ 01 – 02 tuần

Bước 2 : thực hiện trong vòng 01 buổi đến 01 ngày là tối đa vì nguồn dữ liệu đã có sẵn trong phần mềm tuyển dụng

Bước 3 : thông qua giao diện phần mềm tuyển dụng, các phòng ban có thể trực tiếp trao đổi và cung cấp dữ liệu cần thiết cho nhau, không cần gặp trực tiếp như trước. Nhờ vậy, bước 3 có thể hoàn tất trong vòng 01 – 02 ngày.

Bước 4 : Với chức năng tiếp nhận, lưu trữ hồ sơ trực tiếp theo trường dữ liệu lập trình sẵn, doanh nghiệp không cần bố trí nhân sự tiếp nhận hồ sơ. Khâu sàng lọc hồ sơ cũng cực kỳ đơn giản, chỉ cần nhấp chọn tiêu chí sàng lọc là phần mềm tự động trích xuất danh sách ứng viên phù hợp nhất. Thời gian hoàn thành bước 4 nhờ vậy chỉ tối đa 01 ngày là hoàn tất, thay vì trước đây kéo dài cả tuần.

Bước 5 và bước 7 : mọi hoạt động trao đổi, liên lạc với ứng viên qua email, skype, zalo… đều có thể thực hiện trực tiếp từ phần mềm tuyển dụng - vừa nhanh, vừa bảo mật, vừa tăng tính chuyên nghiệp.

Bước 6 và bước 8 : mọi dữ liệu liên quan đến hoạt động tuyển dụng từ nơi cung cấp ứng viên, thông tin ứng viên, thang điểm phỏng vấn… đều lưu trữ đầy đủ trong hệ thống phần mềm tuyển dụng. Những công cụ đánh giá theo tỷ lệ, theo biểu đồ, theo đồ thị… tất cả đều được tích hợp đầy đủ với thao tác thực hiện vô cùng đơn giản nên việc đánh giá rút ngắn chỉ còn 01 ngày, nhờ vậy, ứng viên giỏi nhanh chóng được nhận biết, không lo bị doanh nghiệp khác giành lấy.

Bước 9 : các biểu mẫu báo cáo mới nhất sẽ được đơn vị lập trình phần mềm tuyển dụng cập nhật thường xuyên. Trong 01 ngày người phụ trách có thể thiết lập hơn 10 báo cáo theo các tiêu chí khác nhau.

Từ những chia sẻ của TalentBold, quy trình tuyển dụng có mấy bước  đều đã được chia sẻ cặn kẽ. Tùy tình hình thực tế, mỗi doanh nghiệp sẽ có sự linh hoạt áp dụng phần mềm tuyển dụng khác nhau nhưng chắc chắn một điều, chất lượng tuyển dụng luôn được cải thiện cao nhất.

------------------------------------------

Talentbold - We bold your talents

Add: Tầng 10, CIT Building, Ngõ 15 Duy Tân - Cầu Giấy - Hà Nội

-----------------------------------------------

Hình ảnh: mang tính chất minh họa

TalentBold là nền tảng hợp nhất trong Quảng bá, Thu hút và Quản lý Tuyển dụng nhân tài giúp Doanh nghiệp đảm bảo nguồn lực dựa trên nền tảng công nghệ phần mềm Quản lý tuyển dụng

Tuyển dụng nhân sự là hoạt động không thể thiếu trong mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Hoạt động này thành công có thể mang lại cho doanh nghiệp đội ngũ nhân viên tài năng, trách nhiệm và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp. Thế nhưng muốn thành công doanh nghiệp cần đưa ra  quy trình tuyển dụng nhân sự  tiêu chuẩn, phù hợp với yêu cầu và điều kiện của doanh nghiệp. Vì vậy  các bước tuyển dụng nhân sự  có thể là gì? Làm thế nào để tuyển dụng nhân sự hiệu quả?